Korea University Dormitory strives to protect the personal information of its users.

All personal information managed by Korea University Dormitory is collected, retained, and managed pursuant to the relevant Acts and subordinate statutes or with consent of the subjects of information. The Act on the Protection of Personal Information Maintained by Public Institutions provides the norms for such management of personal information, and Korea University will collect, retain, and manage personal information in accordance with the rules of the Act and the management will be conducted in such lawful and proper manner to perform the public duty and protect the rights and interests of the public.

Korea University Dormitory has implemented the management policy detailed below to protect personal information.

  1. Items of Personal Information Collected
    1. Personal Information Items
    2. Name, gender, date of birth, email address, phone number, address, nationality, name of school , major, student ID number, emergency contact (name and phone number)
    3. Method of Collection
      1. Applicants enter their information in the online application form

  2. Purpose of Collection and Use of Personal Information
    1. Korea University Dormitory uses the collected personal information for room assignment purposes.

  3. Disclosure of Personal Information
    1. Korea University Dormitory may manage personal information to fulfill the intended purpose notified under "2. Purpose of collection and use of personal information" above and may not use it beyond the intended purpose and not disclose to outside parties without prior consent of the subject of information except for any of the following cases:
      1. Personal information must not be used beyond the intended purpose or disclosed to other institutions except when use of the agency in possession or disclosure to an outside party is necessary under any other Acts. Notwithstanding the foregoing, personal information may be used beyond the intended purpose or disclosed to an outside party in any of the following cases. (However, this will be restricted when there are concerns about possible infringement on the rights and interests of a subject of information or a third party);
      2. Where the consent of the subject of information has been obtained or the information is provided to the subject of information;
      3. Where there are considerable reasons for the use of personal information to perform affairs provided for in any other Act;
      4. Where it is necessary to provide a foreign government or international organization with personal information in order to implement a treaty or any other international agreement;
      5. Where personal information is provided for compiling statistics, or scientific research purposes, etc., and the personal information is provided in a form in which a specific individual cannot be identified;
      6. Where it is deemed obviously necessary for the interests of the subject of information to disclose his/her personal information to a third party when the subject of information or his/her legal representative cannot give consent because he/she is unable to express his/her intention or by reason of his/her lack of current address, etc.;
      7. Where it is necessary to investigate a crime, and institute and sustain a public prosecution;
      8. Where it is necessary for a court to perform its judicial functions;
      9. Where special reasons exist under any executive order.
    2. Korea University will do its best to observe the relevant Acts and subordinate statutes for use and disclosure of personal information and to prevent any exploitation and infringement on such information.

  4. Period of Retention and Use of Personal Information
    1. When the purpose of personal information's management has been achieved and it becomes unnecessary to retain such information, it shall be destroyed without delay except for cases where the information shall be kept in accordance with any other Acts.

  5. Procedures and Methods for Destruction of Personal Information
    1. The procedures and methods for destroying personal information are as follows:
      1. Procedures for destruction
        1. After or as soon as the purpose of retaining personal information has been achieved, it shall be transferred to a separate storage unit (or a separate filing cabinet for printed or hardcopy versions of personal information) and stored for a certain period of time and destroyed pursuant to internal policies and other Acts and subordinate statutes.
        2. The personal information transferred to the separate storing place shall not be used for other purposes except as stipulated in the Acts.
      2. Methods of destruction
        1. Printed or hardcopy versions of personal information shall be shredded or incinerated.
        2. Information in the form of an electronic file shall be destroyed via technical methods so as to prevent its recycling.

  6. Entrustment of Personal Information Management
    1. When Korea University entrusts a third-party public institute or specialized organization with the management of personal information, its entrusting department establishes restrictions or procedures for the following matters to prohibit the third party from managing personal information for any purpose other than for performance of entrusted functions such as a third-party employee leaking or disclosing without authority personal information he/she learned during the course of his/her employment or providing it to others for their use. Korea University conducts situation inspections on a regular basis to confirm the trustee's observance of such rules.
      1. Matters that prohibit the third party from re-entrusting another party with the management of personal information and matters to ensure the confidentiality of personal information
      2. Matters concerning making copies of personal information files
      3. Matters concerning supervisory inspection of the management operation and staff training
      4. Matters regarding liability for damages and resolution of infringement of the rights and interests in the event that a trustee violates its duties

  7. Personal Information Manager
    1. Personal Information Manager
      1. Name: Yunhee Jee
      2. Department: Anam Dormitory Management Office
      3. Position: Staff
      4. Phone number: 02-3290-1554
      5. Email: reslife@korea.ac.kr
    2. Please contact the organizations listed below for personal information infringement-related reports or consultation services.
      1. The Center for Reporting Personal Information Infringement Cases: www.118.or.kr / Tel. 118
      2. Personal Information Protection Mark Accreditation Committee: www.eprivacy.or.kr / Tel. 02-580-0533~4
      3. High-Tech and Financial Crimes Investigation Division, Supreme Prosecutors' Office: http://www.spo.go.kr / Tel. 02-3480-2000
      4. National Police Agency Cyber Bureau: www.ctrc.go.kr / Tel. 02-392-0330

Korea University will conduct supervision at all times in order to make sure that personal information collected in full compliance with the rules of relevant Acts and subordinate statutes and with consent of the subjects of information for the performance of its affairs is used only for the prescribed purposes.

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      3. 다른 법률에서 정하는 소관업무를 수행하기 위해 당해 처리정보를 이용할 상당한 이유가 있는 경우
      4. 조약 기타 국제협정의 이행을 위해 외국정부 또는 국제기구에 제공하는 경우
      5. 통계작성 및 학술연구 등의 목적을 위해 특정개인을 식별할 수 없는 형태로 제공하는 경우
      6. 정보주체 또는 그 법정대리인이 의사표시를 할 수 없는 상태로 놓여 있거나 주소불명 등으로 동의를 할 수 없는 경우로써 정보주체외의 자에게 제공하는 것이 명백히 정보주체에게 이익이 된다고 인정되는 경우
      7. 범죄의 수사와 공소의 제기 및 유지에 필요한 경우
      8. 법원의 재판업무수행을 위하여 필요한 경우
      9. 기타 대통령령이 정하는 특별한 사유가 있는 경우
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  6. 개인정보의 위탁 관리
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      1. 재위탁 금지 및 안정성 확보에 관한 사항
      2. 개인정보파일의 복사에 관한 사항
      3. 개인정보의 관리상황 검사 및 소속직원의 교육에 관한 사항
      4. 수탁기관에서 준수하여야 할 의무를 위반한 경우의 손해배상 등에 관한 사항권익침해 구제방법

  7. 개인정보관리담당자의 연락처
    1. 개인정보 관리담당자
      1. 성명 : 지윤희
      2. 소속 : 안암학사 관리운영실
      3. 직위 : 직원
      4. 전화 : 02-3290-1554
      5. 메일 : reslife@korea.ac.kr
    2. 기타 개인정보침해에 대한 신고나 상담이 필요하신 경우에는 아래 기관에 문의하시기 바랍니다.
      1. 개인정보침해신고센터 (www.118.or.kr / 118)
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      3. 대검찰청 첨단범죄수사과 (http://www.spo.go.kr / 02-3480-2000)
      4. 경찰청 사이버테러대응센터 (www.ctrc.go.kr / 02-392-0330)

이상, 법령의 규정 및 정보주체의 동의에 의하여 고려대학교 소관업무 수행을 위해 수집된 개인정보가 처리목적에 맞게 이용될 수 있도록 항시 지도 감독하겠습니다.